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ERP上线数据、流程、员工策略先行

来源:贝搏体育网页贝搏体育下载的网址 作者:贝搏体育网页 发布时间:2022-06-30 08:43:11浏览量:11

  在ERP上线时,企业需要制定一个科学合理的上线策略,包括数据、业务流程、员工三个大的方面。

  案例中的小雷遇到的困惑实际上是ERP项目实施中一个至关重要的问题—上线决策。通常企业的实施ERP之初就会确定一个总体的实施策略,例如,“整体规划,分步实施”。我们策略是非常容易确定,但是如何执行这种策略就并不那么容易了。因此,在ERP上线时,企业需要制定一个科学合理的上线策略。通常上线策略包括:数据、业务流程、员工三个大的方面。

  首先我们来看数据。 通常企业在实施ERP时的数据是包含两部分的,一部分我们称之为静态数据,例如,物料信息、客户信息等;另一部分我们称之为动态数据,例如,未结订单、库存期初量等。在制定ERP上线策略时需要综合考虑这两方面的数据。

  对于静态数据,通常我们会认为相对比较简单,只要保证这些静态数据是完整并且准确的就足够了。而事实上,只是完整和准确是远远不够的,还必须要保证这些数据在集团或整个企业内部的通用性,如果企业在实施ERP系统时,对原有的物料编码进行改进或重编,就必须要保证,新的编码在ERP上线前已经被各业务部门所熟悉,并且已经在本企业或集团内部进行了相应的培训和推广工作。

  提到动态数据,最为熟悉的就应该算是库存期初值以及财务数据。而除了这两部分外还包括企业未结订单。要想准备好这部分数据,企业首先需要确定未来的ERP系统在上线时需要录入多长时间(跨度)的未结订单。整个时间跨度确定好了之后,下一步需要确定每一种状态的订单以什么方式进入系统。这里需要提醒的是,并不是时间跨度越大越好,例如,ERP上线日,但并不意味着企业要将本年度前六个月未结订单数据全部都录入系统,而是需要对这个六个月的订单数据进行分析,将其分类然后来确定需要向系统中录入的数据。

  其次我们来看业务流程。谈到业务流程我们必须首先明确:企业的业务流程是持续不断改进的,也就是说在ERP上线时企业的业务流程并不一定是最优的。业务流程分析是ERP实施的一个重要阶段,只有当业务流程确认及ERP系统按照此业务流程完成了配置之后才能够具备上线的条件。那么企业在制定上线策略时,除了准备和确认正常的系统业务流程之外,还必须要准备大量的系统外流程的处理办法。

  就如同案例中所讲的,如果分步上线后,各分公司与集团关联业务是否还能像原来那样统一处理?特别是分步上线的企业,更加应该准备好,已经使用系统的分厂/分公司同未使用系统如何进行业务衔接,最为可行的办法是保留使用系统前的手工单据进行传递,对于需要进入系统的数据,根据手工单据录入,并将系统中的单据打印后同手工单据一起传递至未使用系统的分厂/分公司。

  另外,还有一方面的流程也必须要考虑到,就是意外流程的处理。例如,逆向流程,补救流程等。由于ERP系统在上线之初,通常会面临业务人员操作不够熟练,工作习惯不能马上改变等情况,就必须要有保证在系统录入出错误或出现误操作时,能够快速的纠正系统数据的流程。并且要将这些流程处理办法形成纸介质文档,下发至各业务部门。需要特别注意的是,并不仅仅是ERP上线所涉及的部门而是全部集团内部,并对这些流程进行充分的培训,以保证各业务部门能够熟练掌握。

  业务流程所涉及的另一个内容是管理规章制度,这些也必须在上线前制定完毕,并保证已经能够全部或部分在企业中实行。

  通常企业在ERP实施过程中都会安排大量的员工培训,特别是在上线前,企业员工更是需要反复地对系统操作进行强化,甚至有的企业还祭出了“考核上岗”的法宝。不能不说企业这种做法对ERP的上线及未来的运行有着极大的好处,但是企业也往往忽略了对员工进行流程培训。而实际上,员工往往由于不清楚流程,发生操作错误或是不知道该怎么做的情况,因此,一定不能忽视对流程的培训。

  如果企业在制定上线策略的时候,能够充分考虑以上三个方面的问题,并制定适合本企业的解决方案,那么相信在ERP上线时就不会遇到案例中小雷的困惑了。

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